Il Decreto legislativo n. 231/2001, nato per orientare l’attività delle società alla prevenzione di reati commessi a vantaggio o nell’interesse dalla società stessa, compie vent’anni.

L’art. 6 del Decreto citato prevede l’esonero dalla responsabilità amministrativa derivante dalla commissione di un reato per l’ente che:

  • abbia adottato un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire la commissione di reati e
  • abbia affidato il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del modello, nonché di curarne l’aggiornamento ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.

 

Le coordinate normative per l’Organismo di Vigilanza

L’OdV nel Sistema 231 detiene un ruolo centrale, ma le previsioni normative dedicate a questa figura sono davvero scarne. Il Legislatore si è limitato a fornire delle coordinate generiche circa i suoi compiti e il perimetro dei suoi poteri.

Dopo vent’anni di esperienza pratica, grazie agli apporti della Giurisprudenza e della Dottrina, è possibile delineare i tratti caratteristici dell’OdV.

La nomina e i requisiti dell’Organismo di Vigilanza

La nomina dell’OdV si ritiene spetti all’organo di gestione (ad esempio al Consiglio di Amministrazione), ma questa circostanza non comporta alcun vincolo di subordinazione.

L’organo di gestione che nomina l’OdV ne resta il principale interlocutore e destinatario delle comunicazioni sulle irregolarità o sulle situazione di rischio potenziale che eventualmente riscontrata nello svolgimento dei propri compiti di vigilanza.

L’Odv può essere monocratico (avere un solo componente) o collegiale, essere composto da  membri interni con o senza professionisti esterni; la scelta sulla composizione  dipende essenzialmente dal contesto aziendale nel quale l’Organismo di Vigilanza si inserisce.

I requisiti considerati essenziali sono:

  • autonomia e indipendenza. Per questo i componenti dell’Organismo di Vigilanza non devono essere direttamente coinvolti nelle attività gestionali che sono oggetto della loro attività di controllo.  Devono poter determinare autonomamente le loro modalità d’azione senza subire condizionamenti o interferenze da parte dell’organo dirigente.
  • La professionalità richiesta all’OdV è intesa come possesso di competenze specifiche nella gestione dei rischi e delle tecniche di controllo e conoscenze giuridiche, in particolare di diritto penale.
  • Onorabilità. Come per le altre cariche sociali, anche i membri dell’OdV non devono essere stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria, né condannati con sentenza irrevocabile per la commissione di un reato, né radiati da albi professionali per motivi disciplinari.
  • La continuità d’azione è un requisito che assicura la costanza nell’attività di controllo sul funzionamento del modello 231.  È dunque fondamentale che l’OdV programmi e pianifichi la propria attività di verifica, si coordini con gli altri organi e con le altre funzioni della società e si serva di flussi informativi costanti e tempestivi.

Le caratteristiche descritte sono funzionali allo svolgimento effettivo dei compiti che sono affidati all’Organismo di Vigilanza, di conseguenza, sono considerati elementi di rilievo primario quando si giudica l’efficacia del modello 231 e il suo peso nel sollevare la società da responsabilità amministrativa nell’ipotesi in cui vengano commessi i cosiddetti “reati 231”.

In sostanza, un OdV i cui componenti non abbiano quelle caratteristiche non fornirà adeguata protezione alla Società che lo ha nominato.

 

Le principali funzioni dell’Organismo di Vigilanza

Tra le principali funzioni che l’OdV è chiamato a svolgere vi sono:

  • la verifica circa l’adeguatezza e l’effettività del modello che deve essere idoneo a prevenire i “reati 231” e in più va sottoposto al controllo di coerenza dei comportamenti tenuti in concreto dagli addetti e funzionari rispetto alle istruzioni contenute nel modello adottato dalla società.
  • L’aggiornamento del modello, necessario sia in caso di cambiamenti che riguardano il business aziendale sia in caso di modifiche normative.
  • La promozione delle iniziative più opportune per la diffusione della conoscenza e della comprensione del modello all’interno della società. L’Organismo di Vigilanza può promuovere attività di formazione del personale e sensibilizzarlo all’osservanza dei principi e delle procedure previste dal modello.

Per poter svolgere i compiti che gli sono affidati, l’OdV deve avere libero accesso a tutte le strutture aziendali e poter entrare in possesso di qualsiasi informazione che riguardi l’ente e la sua attività d’impresa.

Deve anche poter disporre della professionalità e dei supporti tecnici dell’Internal Audit e delle altre funzioni di controllo interno e la società deve dotarlo di un apposito budget operativo per l’eventuale conferimento di incarichi a consulenti esterni per verifiche su materie che esulano dalla sua competenza.

Queste condizioni minime sono essenziali per poter ritenere rispettata la previsione dell’art. 6 in merito agli “autonomi poteri di iniziativa e controllo”, che a loro volta sono indispensabili per ottenere, in caso sia necessario, un giudizio positivo sull’effettività del ruolo preventivo svolto dall’Organismo di Vigilanza nel Sistema 231.